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OCR処理について

OCR処理とは

OCR処理とは / OCR処理のメリット / OCR処理における注意点 / まとめ
OCRとは、画像の中から文字を見つけ出して、文字データに変換する技術です。Optical Character Reader(またはRecognition)の略で、文字データに変換する光学文字認識機能のことを言います。OCR処理とは、紙文書をスキャナーで読み込み、書かれている文字を認識してデジタル化することです。

★なぜDX化に必要とされている?

従来の「紙の書類」は、スキャンすることでデジタルデータにはなりますが、このままでは写真のように「画像」として認識されており、書類の内容である1つ1つの文字が認識されていません。この状態では検索をかけたり、コピー&ペーストでデータを使うことはできません。
書類をスキャンした後にOCR処理をすることで、画像として保存された書類の中にあるテキスト部分が数字・文字・記号として認識されます。書かれている文字が認識された状態でデジタル化されます。
OCR処理によって読み込まれたテキストは、パソコンで入力した文字と同じようにコピー&ペーストしたり、検索をかけたりできるようになります。

OCR処理のメリット

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紙の情報は、スキャンした後にOCR処理をすることでデジタルデータとして活用しやすくなります。
具体的なメリットをみていきましょう。

★検索できる

OCR処理の最も大きなメリットは、検索ができることです。
オフィスにある「紙の書類」をテキストデータに変換することで、パソコン上で検索をかけられるようになります。紙面や画像を目視して1枚ずつ確認するよりも、はるかに効率よく情報を探すことができます。
さらに、ファイルをサーバーに保存(クラウド管理)すれば、関係者がファイルを共有したり、検索して呼び出すことが可能です。テレワーク中に自宅から書類の内容を確認するようなことも可能です。

★「紙を見ながら人が手入力」が大幅に削減

取引先から送付されてきた注文書など、様々な帳票を人が目視しながら手入力で転記していませんか?
紙を見ながら人手で入力、転記していく作業があるならOCRの出番です。OCRで読み取り、一気にテキスト化してしまいましょう。
間違いがないかを確認することに時間を使うようにし、人間にしかできない本当に価値のある仕事により多くの時間を使うことができます。

★コピペができる

コピペが行えるようになる点もOCR処理で得られる大きなポイントです。書類を電子化したPDFなどからテキストをコピーできるので非常に便利です。
OCR処理を施したテキストをコピーして、WordやExcelといったOfficeソフトにペーストすることによって、様々なアプリケーションで活用することが可能になります。

★紙の資料を編集可能なデータにできる

古い紙の資料を、編集可能なデータにして保存できます。例えば、原本で誤字が見つかり修正したいところがある場合は自由に修正することができます。ドキュメントの改訂版も簡単に作ることが可能になります。

★書類の整理が可能

紙の書類や書籍は、廃棄しない限りオフィスのスペースを占領していきます。
OCR処理は資料や書籍のテキストを抽出して電子化できるため、文字情報としてバックアップを取ることにも役立ちます。不要になった原本を廃棄し、整理することを可能にします。

OCR処理における注意点

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OCR処理には多くの活用メリットありますが、同時に無視できないデメリットや注意点が存在します。

★文字認識は完璧ではない

どんなに高価で高性能なOCR処理ソフトを使っていても文字認識の正確さは完璧ではありません。
書籍や書類の原本に記載してある文字の形状を読み込んで判断するため、誤認識は必ず起きてしまいます。

★正確さを求めるには目視確認が必要

OCR処理を施した際、検索機能をメインに使うといったケースでは大きな問題になりませんが、読み取った文字を使用してExcelでデータ分析を実行する、手書き原稿から電子書籍用の文字データとして使用するなど、高い精度が必要となる用途では、必ず「人の目」によってテキスト化する校正作業が必要になります。

まとめ

OCR処理とは / OCR処理のメリット / OCR処理における注意点 / まとめ
OCR技術は、郵便番号や銀行の振込用紙の読み取りなど、身近なところにも使用されてきました。
旧来のOCRではフォントにより識字率にムラがありましたが、2022年現在のOCRは高い識字率を誇り、ほとんどのフォントを変換することが可能になりました。OCRの中でも手書き文字認識が実用化されており、より高い精度を目指して研究が進められています。

現在の日本においてOCRは、企業の伝票・帳票管理、書類管理の場面でよく使われている技術であり、昨今のオフィスのペーパーレス化に欠かせない技術のひとつとして注目されています。

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