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働き方改革は会議から!
会議が変われば、組織が変わる!
~最新の会議の進め方~

多くの組織が行っている現状の会議の課題

多くの組織が行っている現状の会議の課題 / 会議を活性化させる3つの極意 / 役割分担を決める / まずは「ホワイトボード会議」、さらに「付箋会議」へ / まとめ
1.参加者がなかなか発言、意見してくれない。
2.発言力の強い人に会議が振り回される。
3.時間内に結論が出ない。
4.話し合いがテーマからずれ、思うように進行しない。
5.決められたことが守られない。
6.ロの字型のテーブル配置。
(テーブル間の空間によって、参加者全員の間に見えない壁が築かれ、明るい雰囲気が醸成されにくい。)

上記のような問題が発生してしまうのは、「空中戦会議」を行っていることが原因です。
「空中戦会議」とは、発言や意見をホワイトボード等に板書せず、資料や何かしらの情報をプロジェクター等で投影することもせず、議事録も取らず、ただ参加メンバーで話し合いをしているだけの会議を指します。
極端に言えば、参加者全員の「おしゃべり」に近く、だらだら進行して目的がかすみ、何も決定されない会議です。
せっかく参加メンバーが時間を割いて集まっているのに、これではまるで生産性がありません。
次章以降で「空中戦会議」から脱却し、会議・組織を活性化させ生産性を高める方法について触れていきます。
ロの字型にテーブルを配置イメージ

会議を活性化させる3つの極意

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1.ロの字型のテ-ブル配置をやめて、グループを作る。

ロの字型にテーブルを配置すると、中央の空間に「見えない壁」が築かれてしまいます。
この壁によって、参加者の間に距離感が生まれ、参加メンバーから発言や意見が出にくくなります。
また、人との距離も遠くなるので、声が聞こえずに情報を聞き逃すことも起こりえます。

2.「話す会議」から「書き出す会議」へ。

一般的に行われている「話す会議」は発言したこと、意見が文字化されていないために「議論がテーマからずれる」「議論がなかなか収束していかない」「情報が聞き流される」等の弊害が出ています。
その場で発言されたこと、意見は「ホワイトボードに書き出す」、書き出されたものを見ながら話をするようにします。
これにより「議論がテーマからずれる」「議論がなかなか収束していかない」などの弊害が軽減され生産性が高まります。
事前に議題やテーマをホワイトボードに書いておくと会議の進行がスムーズです。
その時の発言・意見をホワイトボードに書くことで、整理しながら会議を進行することができます。
結論や決定事項などの情報まで書いておけば、会議後の具体的な行動を促すことにつながります。
さらに、人がもつ「会議資料はA4の紙」という既成概念を壊し、ディスプレイやプロジェクターで資料や情報を投影しその画面を皆で見ながら話し合うことにより、よりクリエイティブな会議となり生産性が生まれます。
顔を上げ、参加者全員で同じ画面を見つめながら意見し合うことで参加メンバーの一体感も生まれます。
また、議事録を取ることにより、振り返りが出来「情報が聞き流される」ということを防ぐことができます。

3.明るく前向きな雰囲気を大切に。

「会議とは真面目にきちんと一生懸命やるもの」という人がもつ概念を壊すことが大事です。
この考え方が一部の参加メンバーしか発言しない、意見を言わない状況を生む土台になっています。
会議とは本来、「明るく前向きに、自由に意見し合う」ものです。
わいわいがやがやと話し合うことにより、参加者全員の主体性が生まれ、既成概念にとらわれないユニークなアイディアが出るようになり生産性が上がります。
細かい会議のテクニックよりも、この「明るく前向きな雰囲気」をいかにつくるかこそ、会議を変える大きな力となるのです。
参加者全員がわいわいがやがやと話し合うイメージ

役割分担を決める

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「会議の責任は議長(司会者)にある」として、例えば時間内に結論が出なかった時「議長(司会者)の進行が悪かったから」と考えるような会議はNGです。
これは参加者の人たちが受け身の状態だからです。
「会議とは参加者全員で創りあげるもの」という考え方で進行することが、参加者の主体性を引き出します。
そのために、役割分担をすることが大切です。

役割には「進行役(司会者、ファシリテーター)、板書係、時計係、会場係、備品係、議事録係」などあります。
お茶・お菓子係があってもかまいません。
この中でとくに進行役(司会者、ファシリテーター)のスキルをきちんと学ぶことが大事で、現状ではどの企業でもその人の経験からそれぞれのやり方で進めていました。
会議にはきちんとスキルがあります。
今回は深く言及しませんが、ファシリテーションとよばれる会議のテクニックを学ぶことが会議の生産性を上げるには必要といえます。
また、板書の仕方や議事録の書き方にもテクニックがありますが、これも個別の経験で行われている場合がほとんどです。
ホワイトボード会議においては板書の仕方もきちんと学ぶ必要があります。
ホワイトボード会議のイメージ

まずは「ホワイトボード会議」、
さらに「付箋会議」へ

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空中戦会議をホワイトボード会議に変え進行することで、会議は劇的に変わります。
会議を変えたいと考えたとき、まずホワイトボード会議に変え進行してみてください。
そして、さらに会議の生産性をあげるには事前に付箋を用意して活用した「付箋会議」も行うことをおすすめします。

会議に参加する人には様々な人がいます。
雄弁に、論理的に自分の意見を主張できる人もいれば、自分の言いたいことを上手く表現できず、会議中静かにしている人もいます。
しかし、大事なことは意見を論理的に話せるかどうかではなく、いかに出席者の良いアイディアを埋もれさせないかどうかです。
上手く自分の意見を伝えられない人の中にも素晴らしいアイディアが眠っているかもしれません。

付箋会議では、進行の際に各々がテーマにそって「思いついたこと」を付箋に書き出す時間を設けましょう。
この時に重要なのが、良いアイディアでなくてもいい、何を書いても良いということです。
つまり「自分の意見」を書くのではなく「気楽に思いついたこと」を書いてもらうようにするということです。
これにより、楽しく、自由に意見を出せる人が増え、よりクリエイティブな会議につながり生産性が生まれます。
そして、普段発言できない人も書き出すことで、自分の頭の中をすっきりさせることができ、会議に参加しているという充実感も生まれます。
会議は参加者全員のアイディアを拾い上げることを目的とする場にすることで、より内容の濃いものとなるのです。
ホワイトボードに意見を記入する女性

まとめ

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いかがでしたか?
会議の活性化は「ものが自由に言える職場」の土台作りにつながり、それが組織の活性化につながります。
そして、従業員のモチベーションが上がり、仕事に対する満足感・幸福感が得られます。
幸福感は仕事のパフォーマンスに直結します。
ちょっとした工夫で会議を変えることができますので、やらされている、聞いているだけの会議から脱却し、参加者全員の合意形成型会議を目指しましょう。
それが活発な組織作りにつながるはずです。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。

監修:一般社団法人会議ファシリテーター普及協会
生産性のある会議のイメージ